Mungkin banyak dari anda para pembaca atau mahasiswa akuntansi yang
masih belum memahami arti penting matakuliah Sistem Informasi Akuntansi
(SIA). Pernah saya bahas dalam tulisan saya sebelumnya (tautan),
mengenai bagaimana SIA harus diajarkan dalam perkuliahan. Dalam tulisan
kali ini, saya akan membahas isi kuliah SIA dan apa yang seharusnya
dipelajari mahasiswa akuntansi dalam matakuliah ini, sehingga pada akhir
kuliah, mahasiswa dapat mencapai sebuah kompetensi tertentu (dapat anda
buka SAP SIA dan capaian kompetensi di tautan ini).
Coba anda bayangkan sebuah perusahaan dagang (retail) seperti Carrefour.
Perusahaan ini melakukan transaksi penjualan yang jumlahnya ribuan per
hari dalam satu cabang, belum lagi transaksi-transaksi lain seperti
penggajian. Sekarang, bayangkan bagaimana anda dapat membuat laporan
keuangan untuk perusahaan ini, satu bulan saja, cukup rugi-laba, neraca,
dan perubahan ekuitas, menggunakan kemampuan akuntansi keuangan yang
anda pelajari di perkuliahan. Berapa bulan anda rencanakan untuk
menjurnal transaksi-transaksi satu bulan di sebuah Carefour, berapa
tahun untuk Carefour Jakarta? Berapa banyak sheet excel atau kertas yang
harus anda habiskan?
Kemudian, bayangkan ketika anda harus mengelola data penjualan susu
Indomilk misalnya. Bagaimana anda berencana untuk menyimpan dan
mengelola data-data tersebut?
Permasalahan diatas dapat dijawab dengan menggunakan Sistem Informasi
Akuntansi. Apa itu Sistem Informasi Akuntansi, dapat anda baca di tautan
ini. Cara mempelajari Sistem Informasi Akuntansi yang paling baik
adalah dengan menggunakan pendekatan siklus. Siklus yang pertama adalah
siklus pengembangan sistem yaitu SDLC (System Development Life Cycle),
siklus kedua adalah siklus akuntansi (transaksi-jurnal-buku besar-neraca
saldo-laporan keuangan), dan siklus ketiga adalah siklus transaksi
(siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus konversi, siklus sumber
daya manusia, dan siklus buku besar).
Pembahasan akan kita mulai dari siklus pengembangan sistem.
1. Siklus Pengembangan Sistem
Untuk dapat merancang sebuah Sistem Informasi Akuntansi, kita harus
melalui tahapan-tahapan pengembangan sistem. Tahapan tersebut adalah
Planning (Perencanaan), Analysis (Analisis), Design (Perancangan),
Implementation (Implementasi), dan Post Implementation
(Pascaimplementasi).
1.1 Perencanaan (Planning)
Dalam tahap ini, pengembang sistem melakukan perencanaan mengenai SIA
yang akan dibuat. Seberapa besar perubahan yang harus dibuat dari sistem
awal, infrastruktur apa saja yang dibutuhkan, berapa besar cost
pengembangan dan benefit yang nantinya akan dihasilkan. Hasil akhir dari
tahap perencanaan ini adalah proposal proyek atau dokumen perencanaan
proyek (dapat anda buka di tautan ini).
1.2 Analysis (Analsis)
Dalam tahap ini, pengembang sistem melakukan analsis mengenai data-data
apa saja yang harus dikelola, informasi apa saja yang harus dihasilkan,
apa saja Entitas dan bagaimana Relationshipnya. Hasil dari tahap ini
adalah ER-Diagram. Selain itu, analisis mengenai pengendalian internal
(internal control) juga perlu dilakukan. SIA sangat terkait dengan SPI
(Struktur Pengendalian Internal), karena informasi yang dihasilkan dari
SIA harus memenuhi karakteristik kualitatif informasi (dapat cek di
tautan ini). Untuk dapat memenuhi karakteristik kualitatif informasi
tersebut, SIA harus digunakan juga sebagai bagian dari SPI. Adapun
komponen dari SPI adalah Lingkungan Pengendalian, Penilaian Risiko,
Aktivitas Pengendalian, Informasi dan Komunikasi, Pengawasan
(Monitoring). Dalam tahap Aktivitas Pengendalian, terdapat Pengendalian
Umum (General Control) dan Pengendalian Aplikasi (Application Control).
Pembahasan mengenai kaitan SPI dan SIA dapat anda baca di tautan ini dan
ini).
1.3 Perancangan (Design)
Dalam tahap ini, pengembang sistem merancang SIA dalam DBMS (Database
Management System). ER-Diagram dan Pengendalian atas risiko yang mungkin
muncul, diterapkan dalam rancangan aplikasi menggunakan DBMS, sehingga
akan menghasilkan aplikasi SIA. Bila lebih mutakhir, aplikasi SIA dapat
dibuat terintegrasi antar siklus (akan dibahas dalam pembahasan
selanjutnya, siklus transaksi).
1.4 Implementasi (Implementation)
Dalam tahap ini, pengembang sistem mengimplementasikan SIA dalam
organisasi. Permasalahan yang biasa terhadi adalah penolakan karyawan
atas sistem baru (user resistance). Ada beberapa metoda yang dapat
digunakan untuk mengatasi permasalahan ini seperti phased in, parallel,
direct, big-bang, dan lain sebagainya.
1.5 Pascaimpelementasi (Post Implementation)
Dalam tahap ini, sistem yang sudah diterapkan diperiksa secara berkala.
Bugs-bugs yang muncul dibenahi, pemutakhiran field dalam table dilakukan
jika terdapat transaksi atau data baru, atau pengelolaan konsistensi
data.
2. Siklus Akuntansi
Akuntansi diawali dari munculnya transaksi yang kemudian dijurnal,
jurnal diposting ke buku besar, kemudian dibuat neraca saldo, hasil dari
neraca saldo ditampilkan dalam laporan rugi-laba, posisi keuangan
(neraca), dan perubahan ekuitas. Bagaimana kita dapat melakukan proses
ini di computer? Anda dapat membacanya di tautan ini. Mungkin pengembang
sistem akan kebingungan, bagaimana cara memasukkan transaksi-transaksi
ke laporan keuangan. Kuncinya ada dalam 3C (Chart of Account, Currency,
Calendar).
3. Siklus Transaksi
Akuntansi memiliki siklus-siklus transaksi utama. Siklus transaksi ini
adalah pengelompokan transaksi-transaksi yang sifatnya berulang dan
keterjadiannya banyak. Kegunaan dari pengelompokan transaksi dalam
siklus adalah memudahkan kegiatan operasi dan pembuatan laporan keuangan
berbasis sistem. Contoh siklus transaksi adalah siklus pendapatan.
Sebuah perusahaan pasti memiliki siklus pendapatan. Untuk perusahaan
dagang,siklus pendapatan diawali dari pesanan pelanggan, penjualan,
pengiriman. Transaksi ini akan terjadi berulang-ulang. Jika ada
pelanggan yang mau beli, pasti akan memesan dahulu, kemudian melakukan
transaksi pembayaran, dan pengiriman dilakukan.
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan data menjadi
informasi, siklus-siklus transaksi dapat dipisah per bagian (misalnya
bagian penjualan), kemudian siklus-siklus tadi diintegrasikan untuk
menghasilkan laporan keuangan.
Berikut ini saya unggah contoh aplikasi SIA menggunakan DBMS Microsoft
Access. File dapat diunduh disini. File yang lebih mutakhir
(aksesibilitas tombol lebih banyak, daftar sediaan lebih informatif)
dapat diunduh disini. Karena WordPress tidak mendukung untuk mengunggah
(upload) file berekstensi .mdb, maka saya ubah ekstensi ke .doc. Untuk
menggunakannya, ubah ekstensi kembali ke mdb. Caranya, bila tersedia
langsung di windows explorer, langsung rename (tombol F2)
Aplikasi_SIA.doc jadi Aplikasi_SIA.mdb. Bila tidak tersedia di windows
explorer, copy file ke direktori C:\. Kemudian, pilih run di start menu,
ketik cmd, kemudian enter. Setelah prompt Ms.Dos muncul, masuk ke
direktori C:\ (bila masih masuk ke subdirektori, ketik cd.. hingga
keluar dari sub direktori). Setelah itu ketik rename Aplikasi_SIA.doc
Aplikasi_SIA.mdb tekan enter.
Jika anda menggunakan Microsoft Access 2007, ketika pertama kali program
ini dijalankan, akan muncul security warning, pilih options, pilih
enable this content. Menu yang tersedia dalam aplikasi ini belum
semuanya dapat diakses karena saya masih belum memiliki waktu untuk
melanjutkan pengembangan aplikasi (versi terbaru dengan aksesibilitas
tombol lebih banyak akan saya unggah secepatnya). Namun, aplikasi ini
sudah cukup untuk menunjukkan automatisasi pencatatan transaksi,
bagaimana transaksi diproses berbasis siklus, pengendalian aplikasi yang
diterapkan dalam SIA, integrasi antar siklus sehingga menghasilkan
laporan keuangan. Dalam siklus penjualan, tombol yang dapat diakses
hanya penjualan. Dalam siklus pembelian hanya tombol pembelian. Adapun
tombol-tombol yang ditampilkan bertujuan untuk menunjukkan urutan siklus
transaksi dalam perusahaan. Dalam siklus pengeluaran, tombol yang dapat
diakses adalah pengeluaran. Dalam card, semua tombol dapat diakses,
fungsi tab ini adalah tempat pengelolaan data master. Report dapat
diakses semuanya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar